Новости РСПМ и компаний

25.05.2020 От технологии «без бумаги» до технологии «без человека» (по круглому столу РПСМ по ЭДО)


В конце февраля на площадке Российского союза поставщиков металлопродукции состоялось совещание – круглый стол «ЭДО (электронный документооборот) в металлургии и металлопоставках». Участники мероприятия обсудили актуальные вопросы внедрения, развития и совершенствования ЭДО между продавцами и покупателями металлопродукции. Были рассмотрены в том числе тенденции рынка программных продуктов ЭДО, успешные кейсы их внедрения в компаниях, основные стимулы развития данной сферы, а также барьеры, препятствующие его расширению. 
 
Работа с документами занимает значительную часть деятельности любой компании, сюда входит внутренний документооборот, бухгалтерская отчетность, налоговые проверки, представление в суды, хозяйственное обеспечение и т.д. Масштабы этой работы и соответственно затраты человеческих и материально-технических ресурсов тем больше, чем крупнее бизнес-структура.
Объективно бумажные носители с точки зрения удобства, практичности и эффективности ощутимо проигрывают электронным аналогам. По статистике, 2—5% документов попросту теряется в процессе обработки, согласования и архивирования, около 20% документов, отравляемых контрагентам или проверяющим органам, приходят не в срок. Одна налоговая проверка крупной компании в бумажном выражении — это два железнодорожных вагона документов. Можно также упомянуть низкую скорость возмещения НДС по бумаге и необходимость хранения огромных архивов для проверки. 

Количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодня это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.

Преимущества ЭДО для поставщиков и покупателей заключаются в следующем:
* на 15—59% повышается скорость получения платежей; 

* информация о статусе обработки и утверждении доступна онлайн; 

* на 80% сокращаются издержки на печать и доставку документов; 

* документы гарантированно доставляются за семь секунд; 

* оперативно закрывается отчетный период; 

* на 65% уменьшается время обработки документов; 

* исключаются ошибки ручного ввода; 

* на 25—40% сокращается число сотрудников, занятых бумагами. 


Также к плюсам электронного формата можно отнести легкий поиск документов и быстрое исправление ошибок, ускорение бизнес-процессов, предоставление в Федеральную налоговую службу (ФНС России) корректно составленных документов, бесплатное хранение документов.

Отрасль юридически значимого электронного документооборота эволюционирует, она играет все более весомую роль в ведении бизнеса. Крупные металлургические компании уже давно внедряют ЭДО в том или ином виде в бизнес-процессы, а повсеместная цифровизация бизнеса, поддерживаемая и на государственном уровне, выводит эту сферу на новый качественный уровень. Вместе с тем остается еще много нерешенных вопросов, препятствующих развитию ЭДО: несовершенство нормативно-правовой базы, несогласованность в подходах к нему разных сегментов рынка и др. Несмотря на рост трафика электронного документооборота, уровень его проникновения в России пока ощутимо отстает от показателей развитых стран. 

В отличие от крупного бизнеса, в большинстве своем уже освоившего электронные форматы в работе с документами, малому и среднему бизнесу, несмотря на понимание удобства и выгоды от использования ЭДО, необходим толчок для принятия решений и выделения ресурсов с целью изменения бизнес-процессов. Кроме того, при замене бумажного документооборота на электронный имеются налоговые риски. 

Многие крупные организации переходят сами на ЭДО и переводят на него своих контрагентов, но это занимает значительное время. Как показывает практика, далеко не каждый заказчик может мотивировать всех своих контрагентов перейти на ЭДО. Если генератор трафика не имеет значительного влияния на контрагентов, то он может столкнуться с контраргументом: обмен документами в электронном виде не обязателен. В России нет законодательного требования переходить на ЭДО.

Все эти вопросы обсуждались за круглым столом. В мероприятии приняли участие представители металлургических и металлоторговых компаний — Мечел-Сервиса, Новолипецкого металлургического комбината (НЛМК), Абинского электрометаллургического завода, СК ЧТПЗ, Брок-Инвест-Сервиса, ГФ Профиль, УК Алюминиевые продукты, Галактики, Спекта Интерпак, Зитара и др., а также предприятий — операторов ЭДО: Тензора, СКБ Контур (проект «Контур ДИАДОК»), Такскома.
 
Цифровизация как стимул

Как было отмечено, развитию в России юридически значимого электронного документооборота способствует ряд факторов. Непрерывно растет количество компаний, предпочитающих ЭДО и вовлекающих в обмен своих контрагентов. В свою очередь, операторы ЭДО повышают удобство работы и развивают возможности интеграции и роуминга. Переход на электронные документы активно поощряет ФНС России.

Значительная роль в переходе на электронные форматы документооборота принадлежит государству, отмечают эксперты. Речь идет как о развитии законодательства в области применения электронных документов, так и о законодательных инициативах, способствующих цифровизации бизнес-процессов. 

Представители проекта «Контур. Диадок» компании СКБ Контур — эксперт по законодательству О. Демина и эксперт по ЭДО Н. Женишек рассказали об актуальных процессах на рынке, которые являются предпосылками для обязательного внедрения ЭДО. 

Мощным стимулом перехода на ЭДО является стартовавшая с прошлого года в России обязательная маркировка товаров, а также прослеживаемость товара, ввезенного в страну. Данные меры предприняты в целях борьбы с контрафактом и некачественными аналогами.

С 1 марта 2019 г. началась регистрация производителей и продавцов в национальной системе цифровой маркировки товаров «Честный ЗНАК», а в 2020 г. стартует новый этап внедрения маркировки — приемка товара по электронным накладным. Первооткрывателями станут обувные магазины и продавцы сигарет — они перейдут на приемку товара по электронным накладным 1 июля, реализаторы лекарств — в октябре. Экспериментальными становятся и другие группы товаров — одежда, парфюмерия, шины, продукция легкой промышленности. Единая система маркировки «Честный ЗНАК» к 2024 г. должна охватить все промышленные отрасли страны.

Чтобы принимать товар по электронным накладным, предпринимателям необходимо подключиться к системе электронного документооборота. 

Прослеживаемость товаров будет контролировать ФНС России на основании соглашения ЕАЭС от 29 мая 2019 г. Сейчас дорабатывается нормативная документация. Под контроль подпадают импортные товары: промышленная техника, мониторы, холодильники, стиральные и посудомоечные машины, детские коляски и кресла. Механизм прослеживаемости также требует от бизнеса наличия ЭДО, обязательных электронных счетов-фактур или первичных документов. 

Поскольку законодательные требования обязательной маркировки и прослеживаемости продукции ориентированы на использование электронных документов, то у участников рынка есть только одна возможность подготовиться к работе в новом формате — внедрять ЭДО уже сейчас.

Как отметила О. Демина, металлургические компании могут думать, что процессы маркировки и прослеживаемости товаров их пока не затрагивают, однако столкнуться с такой необходимостью в самое ближайшее время придется при закупках товаров для хозяйственных нужд, например, спецодежды или медикаментов для медпункта. 

«Часто приходится слышать от представителей бизнеса: вот когда ЭДО в России вступит в полную силу, тогда мы и подключимся, — отметила О. Демина. — Это странно слышать, потому что ЭДО развивается уже давно, ФНС России разработано уже столько форматов электронных документов, уже столько всего сделано в данной сфере! А некоторые все еще думают, что обойдутся без ЭДО».

Запускается цифровой проект по кадровым документам в масштабе государства (пока в пилотном режиме). Уже можно переходить на электронные трудовые книжки — пока по желанию, но это может стать обязательным. Чтобы сервис работал полноценно, потребуются изменения в законодательстве. Как отметила О. Демина, одна из проблем заключается в том, что факт подписания электронного документа действует ограниченное время — не более 15 лет, тогда как обязательный срок хранения некоторых кадровых документов — до 75 лет.

Еще один пилотный проект, связанный с введением электронных транспортных накладных, запускает в текущем году Минтранс России на базе собственного сервиса. На рынке у операторов уже есть определенные решения на этот счет, активно обсуждаются вопросы роуминга с учетом необходимости подключения большого числа контрагентов. 

Нормативная база в сфере ЭДО уже представляет собой довольно внушительный кластер цифровых законов и подзаконных актов. Она постоянно расширяется, но все же изменения не поспевают за новыми веяниями. Так, согласно Федеральному закону №63-ФЗ 2011 г. «Об электронной подписи», документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), приравнивается к документу, подписанному собственноручной подписью без дополнительных соглашений, если это не противоречит иному закону. На практике подобных противоречий существует достаточно много. Например, в Трудовом кодексе РФ прописана обязанность работодателя отправить работнику подписанный трудовой договор курьером. Такая отсылка к «бумаге» приводит к тому, что компании пока не решаются перевести трудовые договоры в электронный вид. Единственное исключение — Сбербанк России, где уже используются электронные трудовые договоры. Применение КЭП предусмотрено и в учете драгоценных металлов.

«Мы надеемся, что появится какой-то верхнеуровневый документ, в котором будут прописаны четкие правила работы с электронными документами, чтобы не возникало разночтений при переходе на ЭДО с бумаги», — сказала О. Демина.
 
Проектный подход

О деятельности операторов ЭДО и о том, с какими трудностями им приходится сталкиваться, рассказал руководитель проектов внедрения ЭДО компании Такском Е. Хрунов. 

Такском специализируется на разработке, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота в России с 2000 г. Как показывает многолетний опыт оператора, для успешного внедрения ЭДО в любой компании важно сформировать компетентную проектную команду. Вначале предстоит проанализировать действующие бизнес-процессы в компании в целом и во всех ее подразделениях, на всех предприятиях, в зависимых обществах, если речь идет о большой группе компаний, о территориально распределенном холдинге. Проектная команда оценивает необходимость изменения бизнес-процессов с учетом специфики ЭДО, вырабатывает схему вовлечения контрагентов в переход на электронный документооборот. Вносятся необходимые изменения в регламенты и во внутреннюю нормативную базу компании — разрабатываются соглашения о переходе на ЭДО, положения о работе с электронной подписью и т.д. Важно организовать опытный период эксплуатации ЭДО — предусмотреть либо внедрение его на своих площадках внутри группы, либо привлечение лояльных контрагентов, готовых к переходу на электронный документооборот. 

Как отметил Е. Хрунов, для того чтобы решить все сложные вопросы по внедрению ЭДО, необходимо включить в проектную команду не только сотрудников компании из финансового блока и IT-службы, но и представителей оператора ЭДО, а также интегратора, если внедрение инструмента потребует интеграции с другими учетными системами. 

«Наша практика показывает, что обычно это не делается, что затрудняет работу, снижает ее эффективность, потому как в начале внедрения ЭДО необходимая компетенция у самого заказчика, как правило, близка к нулю, — сказал Е. Хрунов. — Самообучение, конечно, важно, но гораздо лучше, когда в проектной команде с самого начала есть квалифицированные специалисты в сфере нормативной базы и особенностей программных продуктов ЭДО». 

На российском рынке самыми распространенными ERP-системами являются SAP и отечественная 1С, по объему внедряемых программных продуктов они лидируют на рынке. Крупные металлургические компании, как правило, используют продукты обеих систем — в разных конфигурациях и сочетаниях. 

Что касается системы 1С, то функционал электронного документооборота уже предусмотрен в ее «коробке», он включен практически во все стандартные конфигурации продукта. Для того чтобы работать с ЭДО в 1С, пользователю не требуется выходить из привычного интерфейса. Используя стандартные закладки, можно осуществлять необходимые настройки, отправлять и получать документы. В освоении функционала ЭДО, встроенного в программные продукты 1С, помогут партнеры компании — разработчика 1С — операторы ЭДО на отечественном рынке. Они же смогут предложить решения по интеграции ЭДО с нетиповыми программными продуктами, что довольно часто встречается на практике.

Архитектура SAP также позволяет решать задачи по внедрению ЭДО. Специалисты отмечают, что решение ЭДО в SAP было выпущено достаточно давно, оно медленно обновляется и не всегда поспевает за изменениями в российской нормативной базе, касающимися электронных форматов документов. Однако действующие на рынке компании-интеграторы, партнеры SAP, предлагают функциональные интеграционные решения по внедрению ЭДО на базе SAP. 

«Надо учитывать, что внедрение SAP и ЭДО на базе SAP — это два очень разных процесса, здесь компетенции интегратора могут не совпадать, что важно учитывать при поиске партнера», — сказал Е. Хрунов. 

В целом электронный документооборот можно встроить в любую современную учетную или ERP-систему, собственную разработку или web-портал. Нерешенным пока остается вопрос налаживания межоператорского взаимодействия в роуминге. Между тем настройка роуминга для обмена электронными документами контрагентами, подключенными к разным операторам и системам, — одно из важных условий комплексного перехода на ЭДО. 

Порядок и правила обмена электронными документами в роуминге пока законодательно не регламентированы, но имеются технологии рекомендательного характера. В рамках Ассоциации «РОСЭУ» (разработчики и операторы систем электронных услуг) ведущие операторы рынка разработали технологию, в соответствии с которой настройка роуминга для каждой пары абонентов выполняется по схеме «точка — точка». Помимо базового в роуминге между теми или иными операторами может быть реализован и дополнительный функционал ЭДО. 

«С самого начала развития роуминга в 2016 г. мы придерживаемся развития двусторонних отношений с другими операторами по схеме „точка — точка“ — рассказал Е. Хрунов. — Сейчас этот процесс активизировался, все новые операторы предлагают наладить взаимодействие. На базовом уровне роуминг работает, им пользуются десятки тысяч клиентов. У нас сейчас через роуминг проходит порядка 30% всего документооборота, и со временем цифра наверняка увеличится. Можно, конечно, ориентироваться на некие интеграционные многооператорские решения, но это все накладно, более экономически эффективным является использование роуминга. Есть пожелания в плане повышения его дружественности, оперативности, доступности и расширения функциональности. Мы постоянно работаем в данном направлении вместе с другими операторами и планируем развивать этот сервис». 
 
Успешный кейс от НЛМК

В рамках круглого стола был представлен успешный кейс внедрения ЭДО, в том числе с внешними контрагентами, в Группе НЛМК. 

Е. Бельская, начальник отдела по повышению эффективности процессов дирекции по развитию и управлению эффективностью бизнеса НЛМК, рассказала об истории запуска ЭДО в компании — от технологии «без бумаги» до технологии «без человека». 

Группа НЛМК — лидирующий международный производитель высококачественной стальной продукции с вертикально интегрированной моделью бизнеса. Группа НЛМК производит 23% всей стали в России. В компании выстроена цепочка от добычи сырья до реализации готовой продукции. Ее производственные активы расположены в семи странах мира: в России, США и государствах Европейского союза. В группе работает около 54 тыс. сотрудников, в том числе на зарубежных предприятиях.

С учетом масштабов компании, а также ее присутствия в разных регионах и странах задача внедрения ЭДО с самого начала рассматривалась комплексно и реализовывалась поэтапно. 
Основным «куратором», заказчиком для Группы НЛМК по проекту ЭДО выступил Центр корпоративных решений, созданный для оказания сервисных услуг предприятиям компании. В сферу его деятельности входит бухгалтерский и налоговый учет, кадровый документооборот, поддержка процессов казначейства и снабжения и др. Центр сосредоточен на повышении операционной эффективности за счет стандартизации и оптимизации поддерживающих процессов и контрольных процедур, внедрения лучших практик, развития IТ-инструментов.

Работа по внедрению ЭДО в компании началась в 2014 г. с изучения законодательства в этой сфере и выбора программных продуктов. Первые пилоты, запущенные в 2015 г. в трех подразделениях Группы НЛМК, реализованы на платформе 1С со встроенным решением 1С-Taкском. С учетом положительных результатов по пилотам и в целях расширения зоны ЭДО его внедрение продолжилось в SAP-периметре. Пилотные проекты в SAP были запущены в двух компаниях Группы НЛМК, а уже в 2016 г. опыт тиражировали на все остальные организации группы, работающие на этой платформе. К 2017 г. 100% внутригрупповых операций перевели в ЭДО на обеих платформах — SAP и 1С. 

Следующим этапом стало увеличение количества операторов ЭДО и вовлечение в обмен электронными документами внешних контрагентов. «Запуск ЭДО с внешними контрагентами давался непросто. Причины того, почему та или иная компания не хочет переходить в электронный формат, разные и не зависят от ее масштабов. Есть компании, которые берут 1-2 машины в месяц, и у них уже есть ЭДО. Другие клиенты покупают тысячи тонн, но категорически не хотят переходить на него», — рассказывает О. Лебедев, начальник отдела документарного сопровождения НЛМК-Сорта. 

О. Лебедев поведал о практике запуска ЭДО с внешними контрагентами на примере сортового дивизиона НЛМК и дал рекомендации по эффективному их вовлечению в ЭДО. Важная часть этой работы — регулярное анкетирование партнеров, для того чтобы выяснить, есть ли у них ЭДО. Такое «сканирование» позволяет определиться с дальнейшей стратегией продвижения ЭДО в тех или иных компаниях. Вместе с предложением перейти на электронный формат компания предоставляет контрагентам возможность обучения основам ЭДО, помощь в организации технических настроек, в приобретении электронной подписи, а также в подключении к оператору ЭДО. Один из инструментов, который может быть использован, — это включение электронного документооборота в условия тендерной квалификации.

Целенаправленная работа по вовлечению внешних контрагентов в ЭДО дала хороший результат. На конец 2019 г. в Группе НЛМК ЭДО было охвачено 46% исходящей и 18% входящей документации во взаимодействии с внешними контрагентами.

Важным шагом стало внедрение в ЭДО технологии роботизации, которая значительно ускорила работу с документами. С 2018 г. все проводки по документам в сфере закупки металлолома в НЛМК осуществляются роботом. Сегодня робот создает более 3 тыс. проводок ежемесячно. Благодаря обработке электронных документов без участия человека формирование проводки ускорилось более чем в 2,5 раза. Подписание документов осуществляется сотрудником в рабочее время, а робот для отражения их в учете запускается в ночное время по расписанию.
Кроме того, робот проводит подбор и выгрузку электронных документов по требованиям ФНС России. Он запускается по заявке пользователя и работает в круглосуточном режиме. 

Результаты НЛМК по внедрению ЭДО в цифрах выглядят следующим образом. Электронный документооборот на платформах SAP и 1С реализован в 44 компаниях Группы НЛМК. В процессе задействованы более 800 пользователей, из них почти 600 являются владельцами электронных подписей. В электронный формат переведены все виды хозяйственных операций: реализация и закупка товаров, работ, услуг, в том числе проектно-изыскательные, ремонтные, строительные работы, факторинговые цепочки, комиссионные, давальческие схемы.

Внутригрупповой обмен ежемесячно составляет более 6,5 тыс. пакетов документов, а с внешними контрагентами — более 10 тыс. пакетов документов. В 2019 г. в налоговые органы предоставлено более 16 тыс. электронных документов. Экономический эффект от внедрения ЭДО — свыше 600 тыс. рублей ежемесячно. 

Помимо количественных получены и качественные результаты: 
* появилась возможность своевременно получать вычет по НДС; 

* повысилось качество оформления первичных документов при переходе на утвержденные форматы электронных документов, требующих соблюдения алгоритмов их заполнения;  

* сократились сроки предоставления документов в контролирующие органы; 

* вырос уровень конфиденциальности документооборота; 

* экономится время на согласование, подписание и отражение в учете документов.  


Дальнейшие планы развития ЭДО в компании связаны с увеличением электронного взаимодействия с внешними контрагентами, с расширением видов документов, переведенных в ЭДО, а также с продвижением технологии роботизации. 

Кроме того, как было сказано, по объективным причинам пока не решена задача развития ЭДО с нерезидентами. Различия в законодательстве разных стран по вопросам применения электронной подписи, форматов электронных документов не позволяют включить в электронное взаимодействие иностранные компании. 

Представители НЛМК акцентировали внимание и на других сложностях в развитии электронного документооборота, в том числе на нестабильности законодательства, что приводит к дополнительным расходам в связи с необходимостью изменения программного обеспечения и обучения сотрудников. Также отсутствие законодательного закрепления правил ЭДО в роуминге препятствует реализации всего необходимого функционала в обмене электронной документации.

Участники круглого стола отметили, что существующие на сегодня барьеры в развитии ЭДО в России могут быть преодолены при заинтересованном и продуктивном участии в этих процессах всех сторон.

ИИС "Металлоснабжение и сбыт"

Поделись с коллегами:

Читать все новости
Искать в архиве

 

РСПМ в социальных сетях:

Twitter Instagram Telegram Facebook Youtube

Сегодня: 08 августа 2020г.

вход в систему

Логин: Пароль:
Запомнить меня:

Регистрация | Забыли пароль?